核心觀點
在十年的 ERP 導入經驗中，我發現一個真相：成功的數位轉型項目，85% 的關鍵因素在於流程設計，而非系統功能。
許多企業在進行數位轉型時，往往把重點放在選擇功能最強大的系統上，卻忽略了一個根本問題：如果流程本身有問題，再好的系統也只是把錯誤的流程數位化而已。
身為 ERP 顧問，我經常遇到這樣的情況：客戶花了大筆預算採購頂級系統，卻在導入後發現效率不升反降，員工怨聲載道，最終淪為昂貴的文件庫。
為什麼流程這麼重要？
在我輔導過的 50+ 個導入案例中，我發現流程設計的重要性體現在以下幾個層面：
1. 流程決定了系統的使用方式
系統只是工具，而流程決定了這個工具如何被使用。如果流程設計不當，即使是最先進的 ERP 系統也會變成效率殺手。
實際案例
某製造業客戶導入 T100 後，發現採購流程反而變複雜了。原因？他們把紙本時代的繁瑣審核流程直接搬到系統上，結果一張採購單要跑 8 個關卡，原本 1 天能完成的事情變成要等 1 週。
2. 流程影響員工的接受度
員工最怕的不是學新系統，而是學了新系統後工作變得更複雜。清晰的流程設計能讓員工感受到數位化帶來的便利，而不是負擔。
3. 流程決定了數據的品質
好的流程設計會確保數據在正確的時間點，以正確的方式被輸入系統。而數據品質直接影響了管理階層的決策品質。
常見的流程設計錯誤
在我的顧問經驗中，企業在流程設計上最常犯的錯誤包括：
錯誤 1：照搬舊流程
直接把紙本作業的流程搬到系統上，沒有重新思考和優化。
錯誤 2：過度複雜化
為了「完美控制」而設計過多的審核關卡和檢查點。
錯誤 3：忽略使用者體驗
只考慮管理需求，沒有考慮實際操作人員的感受。
錯誤 4：缺乏明確目標
沒有明確定義流程要達成的目標和成功指標。
如何設計好的流程？
基於多年的實務經驗，我總結出一套「SMART 流程設計法」：
SMART 流程設計法
S - Specific 明確
每個步驟都要有明確的定義和責任歸屬
M - Measurable 可測量
設定可量化的績效指標
A - Achievable 可達成
符合現實條件和能力限制
R - Relevant 相關
與企業目標和策略一致
T - Time-bound 有時限
每個步驟都有明確的時間要求
實際步驟
- 現況盤點：先了解現有流程的痛點和問題
- 目標設定：明確定義新流程要達成的目標
- 關鍵點識別：找出流程中的關鍵控制點和決策點
- 簡化原則：能自動化的自動化，能合併的合併
- 使用者測試：讓實際操作人員參與測試和回饋
- 持續優化：建立定期檢討和改善機制
成功案例分享
中型製造業 ERP 導入案例
問題現況
- • 採購流程冗長，平均需要 7 天
- • 庫存數據不準確，經常缺料
- • 報表製作耗時，月結需要 2 週
改善成果
- • 採購流程縮短至 2 天
- • 庫存準確率提升至 98%
- • 月結作業縮短至 3 天
關鍵成功因素
重新設計採購流程，將原本的 8 個審核關卡簡化為 3 個，並導入自動化補貨機制。最重要的是，我們讓實際操作的採購人員參與流程設計，確保新流程符合實際作業需求。
給管理者的建議
如果您正在考慮進行數位轉型或 ERP 導入，我有以下建議：
先花時間在流程設計上
在選系統之前，先投入時間了解和優化現有流程。這個投資的回報率遠高於購買更昂貴的系統。
讓使用者參與設計
實際操作人員最了解現有流程的問題。讓他們參與新流程的設計，能大幅提升接受度和成功率。
設定明確的成功指標
明確定義什麼叫做「成功」，並設定可測量的指標。這能幫助您在過程中做出正確的決策。
建立持續改善機制
流程設計不是一次性的工作。建立定期檢討機制，持續優化流程，才能真正發揮數位化的效益。
結語
在這個數位轉型的時代，許多企業把焦點放在技術和工具上，卻忽略了最根本的問題：流程設計。
記住這個公式：好的流程 + 適合的系統 = 成功的數位轉型
反之，如果流程設計有問題，再先進的系統也只會讓問題放大。
「導入系統不是買軟體，而是解決問題。而要解決問題，就必須從流程開始。」
— 鍾憲暐 Vic，VNP Global 顧問創辦人